La lean healthcare mette a disposizione una tecnica per stimolare comportamenti e approcci in grado di ridurre sprechi e migliorare i servizi al paziente
Stimolare idee che migliorano processi e attività sanitarie significa mettere in pratica iniziative che hanno l’obiettivo di migliorare l’esperienza dei pazienti e degli operatori, eliminando ogni tipo di spreco, sia in termini di risorse che di tempo che, ovviamente, economici.
La metodologia ECDRAS per generare idee di miglioramento
Una metodologia estremamente efficace, che il lean management offre e che permette di identificare azioni di miglioramento immediate e rapide, è la ECRS, acronimo delle parole inglesi Eliminate (Eliminare), Combine (Combinare), Rearrange (Riorganizzare), Simplify (Semplificare).
Nel nostro caso proponiamo una versione più estesa che contempla due ulteriori possibilità, ovvero Divide (dividere) e Automate (automatizzare). In modo tale che l’acronimo diventi ECDRAS e quindi:
- ELIMINATE (Eliminare)
- COMBINE (Combinare)
- DIVIDE (Dividere)
- REARRANGE (Riorganizzare)
- AUTOMATE (Automatizzare)
- SIMPLIFY (Semplificare).
Come funziona la metodologia ECDRAS?
Tutti gli step da conoscere e da mettere in pratica per stimolare idee che migliorano processi e attività sanitarie
Eliminare tutto ciò che non porta valore al percorso assistenziale – Step n.1
La tecnica ECDRAS prevede che per generare idee di miglioramento è importante eliminare immediatamente, dove possibile, i processi, le fasi e le attività che non aggiungono valore al percorso assistenziale. Ciò non richiede alcun tipo di investimento ma, anzi, riduce i costi assorbiti dall’esecuzione delle stesse.
Come si individua un processo a valore?
In generale, per poter essere identificato come “a valore” un processo deve “modificare” il paziente migliorando il suo stato di salute o la “conoscenza” sullo stesso; ne consegue che qualora questo non avvenga il processo andrebbe eliminato.
Tra gli esempi di attività che possono essere eliminate riportiamo:
- duplicazioni di attività come l’inserimento di dati;
- produzioni di report che poi non vengono letti;
- approvazioni multiple;
- trasporti inutili che possono essere ridotti con una ricollocazione delle risorse attraverso un re-layout più funzionale:
- etc.
Combinare più attività evitando interruzioni e “passaggi di consegna” – Step n.2
Quando i processi, le fasi e le attività non si possono eliminare, andrebbero combinate limitando le interruzioni e migliorando il flusso. Normalmente si ritiene più efficiente articolare un processo in tante semplici operazioni ma questa divisione del lavoro può comportare una “manipolazione” eccessiva dei pazienti, dei materiali, degli strumenti, delle apparecchiature, delle attrezzature e delle informazioni. Occorrerebbe ad esempio chiedersi se alcune attività possono essere svolte da un’unica persona magari riallocando materiali, apparecchiature o altro ancora in postazioni adiacenti, evitando così molti “passaggi di mano”.
Dividere e frammentare le attività – Step n.3
Può inoltre risultare utile, per generare idee di miglioramento, suddividere e frammentare le attività quando i processi presentano delle criticità legate alla qualità. Questo permette di monitorare in modo più efficace le prestazioni attraverso, ad esempio, l’istituzione di più punti di controllo, aumentando i costi ma migliorando gli output di processo.
Riorganizzare compiti e spazi di lavoro – Step n.4
Il metodo ECDRAS prevede anche miglioramenti focalizzati anche sulla riorganizzazione delle operazioni e sulla possibilità di automazione e semplificazione.
Nel primo caso, in particolare, si cercherà di bilanciare le attività ridistribuendo i compiti, ridefinendo la sequenza alle operazioni e riorganizzando materiali, layout, attrezzature, apparecchiature, etc.
Automatizzare e incentivare l’uso della tecnologia – Step n.5
L’automazione rappresenta un’importante opportunità di miglioramento. Poter eliminare attività manuali grazie all’utilizzo di tecnologie di supporto permette agli operatori di dedicare più tempo ad attività assistenziali a valore aggiunto (basti pensare che trenta anni fa la misurazione della temperatura con il termometro al mercurio richiedeva 3 minuti di tempo mentre oggi, grazie ai termometri digitali, sono necessari pochi secondi).
Semplificare e standardizzare le operazioni – Step n.6
La semplificazione, nello specifico, implicherà l’adozione di alcune metodologie lean di supporto allo svolgimento delle attività quali la tecnica delle 5S, la standardizzazione del lavoro, la gestione visuale ed altre ancora.
Per stimolare idee che migliorano processi e attività sanitarie bisogna porsi le domande giuste: il metodo 5W1H o metodo Kipling
Per perseguire gli obiettivi di miglioramento della metodologia ECDRS risulta utile, in combinazione, l’utilizzo di un’ulteriore tecnica di analisi, la 5W1H. Una tecnica che, che attraverso delle domande chiave (Cosa? Perché? Quando? Come? Dove? Chi?), permette di indirizzare ancor meglio le proposte di miglioramento. Questo metodo viene anche chiamato metodo Kipling perché il famoso scrittore lo memorizzò nel 1902 con un breve componimento poetico composto per accompagnare il racconto “L’elefantino curioso” nel suo libro “Storie proprio così”. Il componimento recita: “Ho sei domestici sinceri che mi hanno insegnato tutto quello so; i loro nomi sono Cosa e Perché e Quando e Come e Dove e Chi”.
Il processo combinato è rappresentato in maniera semplificata in questo schema:
Per supportare in maniera strutturata l’adozione di questa metodologia suggeriamo l’utilizzo di un modulo analogo a quello rappresentato nella figura più sotto (fig. 2)
All’interno abbiamo utilizzato un esempio che potrebbe essere facilmente individuabile nelle strutture sanitarie e che ci permette anche di mostrare come la metodologia lean healthcare è complementare al supporto tecnologico, un ERP come il nostro H2O per capirci, e ne aumenti le performance.
Caso d’uso: idee di miglioramento per le richieste di ricovero
In una struttura sanitaria i dati relativi a una richiesta di ricovero vengono inseriti 2 volte. La prima dal medico competente, che li trasmette all’addetta dell’ufficio ricoveri su modulo cartaceo, la seconda volta dalla stessa addetta che li trascrive nel gestionale ERP in uso, con ampia possibilità di errori dovuta all’interpretazione della terminologia medica specifica.
Come eliminare la ripetizione di azioni e rendere i processi più veloci e meno soggetti al rischio di errori?
Nella prima colonna viene riportato il processo del flusso del valore a cui è correlata l’idea di miglioramento. Nel nostro esempio è la richiesta di ricovero.
Nella seconda sezione viene riportato in dettaglio lo spreco/criticità specificandone la natura e l’impatto sull’esperienza del paziente e dell’operatore coinvolto. Nell’esempio riportato la criticità è il doppio inserimento di dati relativi alla richiesta di ricovero, che rappresenta uno spreco di processo (muda) con un impatto negativo sull’esperienze dell’operatore dell’ufficio prenotazione ricoveri.
A seguire vengono spuntate le caselle relative agli elementi della tecnica 5W1H da cui scaturisce la proposta di miglioramento. Abbiamo spuntato la casella “CHI” e “COME” perché l’idea di miglioramento riportata nella rispettiva colonna scaturisce dalla messa in discussioni di “CHI” debba effettuare l’attività, ovvero dal solo medico proponente, e dal “COME” debba essere effettuata, cioè direttamente sul sistema informatico in uso, eliminando la compilazione del modulo cartaceo.
Il modulo prevede quindi la spunta della casella relativa alla tipologia di soluzione implementata del metodo ECDRAS. Nel nostro esempio è stata spuntata la “E” (Eliminare) perché è stato eliminato l’inserimento da parte dell’operatore dell’ufficio ricoveri e la “A” perché il tutto è stato automatizzato con il supporto dell’Information Technology.
Da ultimo vediamo che nella sezione note è stato riportato il beneficio che l’idea di miglioramento comporterebbe se venisse implementata, ovvero un minor assorbimento dell’operatore dell’ufficio ricoveri su tale attività, stimato in 500 ore su base annua.
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