Fasi e documenti dell’approccio Afea per la standardizzazione del lavoro nelle strutture sanitarie
Abbiamo parlato più volte della standardizzazione del lavoro in Sanità attraverso metodologie della Lean Healthcare. Ora è il momento di scendere nel dettaglio e vedere in che modo Afea applica il lavoro standard attraverso la Value Based lean Healthcare.
Value Based Lean Healthcare per il Lavoro standard: valutazione del processo
Nel facilitare l’adozione del lavoro standard presso i propri clienti, AFEA inizia da una valutazione, nella fase iniziale di assessment, del processo messo in atto all’interno dell’organizzazione. Per valutare tale processo e la sua maturità si avvale di un’apposita scala costituita da vari livelli:
- Livello 1: il processo ha un nome e una descrizione generale del lavoro che in esso viene svolto. Può esserci anche un flow-chart delle attività ma non esistono istruzioni di lavoro dettagliate.
- Livello 2: il processo è documentato al livello di dettaglio delle singole attività. Ogni attività è stata descritta e i punti di controllo per la verifica della conformità qualitativa sono stati identificati e definiti. I tempi di processo sono stati rilevati per le singole attività.
- Livello 3: gli operatori che lavorano nel processo sono stati formati sugli standard lavorativi definiti come nel livello 2 e devono saper dimostrare la loro abilità nel seguirli. I supervisori e i manager devono garantire l’aderenza agli standard nel tempo, attraverso azioni di controllo e programmi strutturati.
- Livello 4: questo livello implica l’esistenza di metriche in grado di rappresentare la performance del singolo processo e di ingaggiare gli operatori su risultati e obiettivi attesi.
- Livello 5: questo livello implica l’ingaggio attivo degli operatori del processo che è dimostrabile con una significativa serie di miglioramenti ottenuti con il loro contributo nel corso degli ultimi 12 mesi.
![](https://afeasanita.it/wp-content/uploads/2021/01/triage-Lvoro-standard-con-la-Value-Based-Lean-Healthcare.png)
La maggior parte delle organizzazioni sanitarie, nei vari processi che deve gestire, si trova al 1° livello. Il processo di upgrading ai livelli successivi può indirizzarsi verso quei servizi a maggior volume o che generano un maggior assorbimento di risorse o che presentano maggiori criticità. In altre situazioni invece può essere opportuno implementare il lavoro standardizzato quando si manifestano dei problemi qualitativi che necessitano una soluzione o quando vengono acquistate nuove attrezzature o avviati nuovi servizi.
Il processo di standardizzazione: fasi e documenti
![Value Based Lean Healthcare - Lavoro standard in Sanità con modello Afea](https://afeasanita.it/wp-content/uploads/2021/01/lavoro-standard-schede-Afea.png)
Le attività che tipicamente vengono eseguite nel processo di standardizzazione del lavoro in Sanità sono le seguenti:
- Analisi delle “singole operazioni”
- Definizione della sequenza delle operazioni
- Definizione dei tempi standard
- Definizione del WIP standard
- Elaborazione dello schema di esecuzione del lavoro standard
- Pianificazione degli audit
Ognuna di queste attività è preceduta da un processo rigoroso di osservazione, sperimentazione e controllo dei risultati.
Standardizzazione del lavoro in Sanità: la documentazione Afea
I documenti che tipicamente vengono utilizzati e associati alle fasi che abbiamo indicato poco fa sono i seguenti(vedi immagine sopra):
- Scheda di studio del processo: viene utilizzata per effettuare l’analisi delle singole operazioni e per determinare le tempistiche. In essa è possibile annotare le opportunità di miglioramento.
- Schema delle operazioni standard: serve a mappare il flusso dei pazienti, dei medici, dei materiali (medicinali, dispositivi, etc.) nell’esecuzione delle operazioni.
- Tabella di bilanciamento dei carichi di lavoro: viene utilizzata, sulla base dei dati registrati nella scheda di studio del processo, per rappresentare la distribuzione del lavoro tra gli operatori (medici, infermieri, amministrativi, etc.) e bilanciarlo al ritmo della produzione (takt-time nel linguaggio lean).
- Tabella delle combinazioni del lavoro standardizzato: permette di rappresentare l’interazione tra operatori e macchinari o tra diversi operatori, mostrando la combinazione tra lavoro manuale, spostamenti e operazioni automatizzate.
- Istruzioni sullo standard di lavoro : supportano in maniera dettagliata l’esecuzione di una determinata operazione. Vanno posizionate in prossimità dell’area di esecuzione delle medesime, adottando un formato facilmente comprensibile e il più possibile visuale. Spesso indicate con le diciture “work instruction software”, “visual work instructions” o “digital work instructions”.
- Piano degli audit: sono utili per stabilizzare e consolidare tutto il progetto stimolando le persone al rispetto delle istruzioni. Infatti, formalizzare le istruzioni di lavoro è molto più semplice che allineare gli operatori al loro rispetto.
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