Standardizzazione del lavoro in Sanità con la Value Based Lean Healthcare

Fasi e documenti dell’approccio Afea per la standardizzazione del lavoro nelle strutture sanitarie

Abbiamo parlato più volte della standardizzazione del lavoro in Sanità attraverso metodologie della Lean Healthcare. Ora è il momento di scendere nel dettaglio e vedere in che modo Afea applica il lavoro standard attraverso la Value Based lean Healthcare.

Value Based Lean Healthcare per il Lavoro standard: valutazione del processo

Nel facilitare l’adozione del lavoro standard presso i propri clienti, AFEA inizia da una valutazione, nella fase iniziale di assessment, del processo messo in atto all’interno dell’organizzazione. Per valutare tale processo e la sua maturità si avvale di un’apposita scala costituita da vari livelli:

• Livello 1: il processo ha un nome e una descrizione generale del lavoro che in esso viene svolto. Può esserci anche un flow-chart delle attività ma non esistono istruzioni di lavoro dettagliate.
• Livello 2: il processo è documentato al livello di dettaglio delle singole attività. Ogni attività è stata descritta e i punti di controllo per la verifica della conformità qualitativa sono stati identificati e definiti. I tempi di processo sono stati rilevati per le singole attività.
• Livello 3: gli operatori che lavorano nel processo sono stati formati sugli standard lavorativi definiti come nel livello 2 e devono saper dimostrare la loro abilità nel seguirli. I supervisori e i manager devono garantire l’aderenza agli standard nel tempo, attraverso azioni di controllo e programmi strutturati.
• Livello 4: questo livello implica l’esistenza di metriche in grado di rappresentare la performance del singolo processo e di ingaggiare gli operatori su risultati e obiettivi attesi.
• Livello 5: questo livello implica l’ingaggio attivo degli operatori del processo che è dimostrabile con una significativa serie di miglioramenti ottenuti con il loro contributo nel corso degli ultimi 12 mesi.

La maggior parte delle organizzazioni sanitarie, nei vari processi che deve gestire, si trova al 1° livello. Il processo di  upgrading ai livelli successivi può indirizzarsi verso quei servizi a maggior volume o che generano un maggior assorbimento di risorse o che presentano maggiori criticità. In altre situazioni invece può essere opportuno implementare il lavoro standardizzato quando si manifestano dei problemi qualitativi che necessitano una soluzione o quando vengono acquistate nuove attrezzature o avviati nuovi servizi.

Il processo di standardizzazione: fasi e documenti  

Le attività che tipicamente vengono eseguite nel processo di standardizzazione del lavoro in Sanità sono le seguenti:

1. Analisi delle “singole operazioni”
2. Definizione della sequenza delle operazioni
3. Definizione dei tempi standard
4. Definizione del WIP standard
5. Elaborazione dello schema di esecuzione del lavoro standard
6. Pianificazione degli audit

Ognuna di queste attività è preceduta da un processo rigoroso di osservazione, sperimentazione e controllo dei risultati.

Standardizzazione del lavoro in Sanità: la documentazione Afea  

I documenti che tipicamente vengono utilizzati e associati alle fasi che abbiamo indicato poco fa sono i seguenti(vedi immagine sopra):

1. Scheda di studio del processo: viene utilizzata per effettuare l’analisi delle singole operazioni e per determinare le tempistiche. In essa è possibile annotare le opportunità di miglioramento. 
2. Schema delle operazioni standard: serve a mappare il flusso dei pazienti, dei medici, dei materiali (medicinali, dispositivi, etc.) nell’esecuzione delle operazioni.
3. Tabella di bilanciamento dei carichi di lavoro: viene utilizzata, sulla base dei dati registrati nella scheda di studio del processo, per rappresentare la distribuzione del lavoro tra gli operatori (medici, infermieri, amministrativi, etc.) e bilanciarlo al ritmo della produzione (takt-time nel linguaggio lean).
4. Tabella delle combinazioni del lavoro standardizzato: permette di rappresentare l’interazione tra operatori e macchinari o tra diversi operatori, mostrando la combinazione tra lavoro manuale, spostamenti e operazioni automatizzate.
5. Istruzioni sullo standard di lavoro : supportano in maniera dettagliata l’esecuzione di una determinata operazione. Vanno posizionate in prossimità dell’area di esecuzione delle medesime, adottando un formato facilmente comprensibile e il più possibile visuale. Spesso indicate con le diciture “work instruction software”, “visual work instructions” o “digital work instructions”.
6. Piano degli audit: sono utili per stabilizzare e consolidare tutto il progetto stimolando le persone al rispetto delle istruzioni. Infatti, formalizzare le istruzioni di lavoro è molto più semplice che allineare gli operatori al loro rispetto. 

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