Il diagramma a spaghetti è uno degli strumenti di mappatura più semplici nell’ambito della metodologia lean e viene utilizzato per visualizzare e misurare le fasi di un processo, anche quando parliamo di Sanità.
In che modo?
Seguendo i movimenti delle persone, delle informazioni e dei materiali all’interno di una struttura sanitaria e tracciandoli su un layout rappresentativo dello spazio di lavoro in cui le attività vengono eseguite.
Diagramma spaghetti: perché questo nome?
Il nome deriva dalla somiglianza della rappresentazione con un piatto di spaghetti. Questa somiglianza è ancora più evidente quando si disegnano processi che non sono mai stati gestiti in ottica lean e quindi risultano più “caotici”.
In ambito sanitario gli operatori, i pazienti, i documenti, i medicinali o le attrezzature mediche viaggiano da un punto ad un altro, tornano indietro, poi di nuovo avanti, si intersecano ripetutamente nello stesso punto, disegnando così delle traiettorie che, per l’appunto, rimandano proprio al piatto di spaghetti citato poco fa.
Basta osservare la figura di seguito, inerente un reparto di diagnostica per immagini, per capire di cosa stiamo parlando.
Diagramma a spaghetti fase 1: individuare gli sprechi nei flussi sanitari
Il diagramma a spaghetti è estremamente utile per evidenziare e quantificare alcune tipologie di sprechi (muda in gergo lean) quali:
- i movimenti e le attese di operatori e pazienti
- i trasporti dei medicinali, delle apparecchiature mediche e dei pazienti,
- gli sprechi di processo, che stanno ad indicare le maggiori lavorazioni, assorbimenti di tempo e sforzi che generano attività superflue e ridondanti e dunque a zero valore aggiunto per il paziente/utente.
L’analisi dello stato corrente con il diagramma a spaghetti permette di capire come riorganizzare il flusso di attività e il layout delle operazioni in modo da raggiungere i seguenti obiettivi:
- acquisire una sequenza logica di svolgimento senza attività a ritroso;
- limitare le intersezioni;
- abbattere i tempi spesi in attività che non generano valore.
Diagramma spaghetti fase 2: coinvolgimento degli operatori e brainstorming
Dopo aver rappresentato lo stato dei flussi, si passa alla sessione di brainstorming con il coinvolgimento degli operatori che effettivamente eseguono le attività. Questi operatori sono invitati a suggerire delle idee di miglioramento che spesso derivano dal buon senso e che possono avere le seguenti finalità:
- Avvicinare i materiali o le apparecchiature rispetto a dove risultano necessari in base a dei criteri di frequenza di utilizzo;
- Disporre le macchine, le apparecchiature o le postazioni in modo che siano più in sequenza o almeno più vicine tra loro;
- Semplificare i processi. Ad esempio, invece di cercare una parte stoccata su uno scaffale in maniera casuale provvedere ad implementare un sistema di gestione visuale e codificato per rintracciare velocemente le locazioni;
- Determinare se una specifica attività può essere eseguita elettronicamente e da remoto (camminare per la ricerca ed il trasporto di informazioni riportate su carta rappresenta solo una perdita di tempo che non aggiunge valore dal punto di vista del paziente);
- Standardizzare la disposizione di oggetti attraverso una logica part presentation, che agevola le sequenze di prelievo/utilizzo;
- Determinare se una attività è strettamente necessaria e può alternativamente essere eliminata o automatizzata;
- Distribuire i carichi di lavoro in modo diverso per ridurre i tempi di percorrenza;
- Ridurre gli errori, le ricerche, le attese ed altre interruzioni del normale flusso di lavoro;
- Determinare se si possa utilizzare qualsiasi tipo di gestione visiva per rendere il processo più veloce o più affidabile;
Diagramma spaghetti, risposta efficiente all’emergenza Covid-19: il case history di un ospedale argentino
Con la diffusione del COVID-19, il diagramma spaghetti si è rivelato un utile strumento di riprogettazione dei flussi per ridurre il rischio di diffusione dell’infezione sia tra i pazienti che tra gli operatori.
A titolo di esempio riportiamo l’esperienza di un ospedale di Cordoba, in Argentina, che per separare il flusso dei pazienti affetti da Coronavirus da quello dei pazienti abituali ha trasformato il centro di riabilitazione cardiaca in uno spazio dedicato ai Covid-19.
Come è possibile notare nella figura che segue, nell’area dedicata ai casi Covid (situata in un edificio separato) è stato mappato il flusso di pazienti, medici, infermieri, tecnici, materiali e informazioni e sono stati apportati diversi miglioramenti, al fine di ridurre l’esposizione e il numero di DPI (dispositivi per la protezione individuale) per paziente visitato.
Dalla tecnologia bluetooth di Beecoms agli strumenti virtuali di lean marketing
L’avvento dell’INDUSTRY 4.0 sta ampliando la portata della metodologia lean del “diagramma a spaghetti” estendendone le potenzialità applicative ed efficientandone l’adozione. Il disegno di un diagramma a spaghetti, oggi, grazie alle tecnologie presenti sul mercato, può essere eseguito in formato digitale, attraverso HEAT MAPS o DIAGRAMMI A SPAGHETTI DINAMICI utilizzando sistemi RTLS (Real-Time Location System), ovvero di localizzazione in tempo reale.
Beecoms: dati precisi e in tempo reale
Interessante in questo contesto diventa il servizio BEECOMS di WHITE WALL, una start-up bolognese nata nel 2017. Grazie al miglioramento dell’utilizzo della tecnologia bluetooth, Beecoms è in grado di supportare la fase di analisi fornendo dati in tempo reale e con elevatissimo grado di precisione (guarda il video).
Il servizio BeeComs può supportare il miglioramento dei flussi nei seguenti modi:
- Invece di disegnare a mano la planimetria ed il lay-out di esercizio permette di creare una versione digitale con un Map Creator di facile utilizzo, monitorabile costantemente e con una supervisione totale delle aree di interesse;
- Piuttosto che osservare il processo in situ, l’utente tiene traccia dei flussi con un’infrastruttura preinstallata – tag di posizione e data hub – che registra i dati di movimento delle risorse durante il processo e crea una heat map ed un diagramma a spaghetti dinamico, con una precisione molto superiore alla raccolta analogica dei dati stessi;
- Dopo un periodo di tracciamento del processo prestabilito, l’utente può ricevere un report sulle distanze percorse dalle risorse e sulle tempistiche assorbite da determinate attività.
- L’utente può anche riprodurre lo storico dei movimenti di tutte le risorse tracciate o in riferimento a cicli di lavoro specifici, per comprenderne i percorsi durante l’esecuzione delle attività; relativamente alla pandemia COVID19 ciò permette di rintracciare tutti i contatti avvenuti all’interno della propria organizzazione in caso di positività di un dipendente, nel rispetto pieno della privacy.
Spaghetti chart virtuali: strumenti di lean marketing
Ulteriori ambiti di applicazione del diagramma a spaghetti vanno inoltre inquadrati nella prospettiva del LEAN MARKETING con un orientamento all’esperienza di consumo e quindi tracciando le modalità con cui il consumatore interagisce con l’organizzazione ancor prima di comprare/ordinare un prodotto o servizio ed in tale direzione assume un particolare rilievo il GEMBA VIRTUALE in cui vengono eseguite tutte le attività di tipo digital.
Oggi è possibile monitorare in tempo reale la user experience analizzando le aree o le immagini che riscuotono maggior successo in un sito web o in una landing page. Attraverso software come “hotjar” è possibile visualizzare delle “heat map” che identificano l’interazione degli utenti con tutti gli elementi, cliccabili e non, presenti nelle pagine analizzate. Inoltre si possono registrare tutti i flussi del mouse come fosse lo “spaghetti chart” virtuale, mostrandone i movimenti lungo lo schermo ed evidenziando con colori più accesi, i punti in cui il cursore si ferma (vedi immagini seguenti).
